Wussten Sie schon?
Eine GfK-Studie zeigt, dass Angestellte im Schnitt mehr als 20 Stunden monatlich mit PowerPoint verbringen. Interessanterweise empfinden über 45% dieser Nutzer vor allem eines: Frustration. Der Hauptgrund dafür ist die Herausforderung des digitalen Teamworks, der entsteht, wenn mehrere Mitarbeiter Präsentationen erstellen. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Lassen Sie uns ehrlich sein: Sie kennen das Gefühl, wenn ein wichtiges Projekt durch chaotische Zusammenarbeit im Team zu einer wahren Geduldsprobe wird. Nichts funktioniert reibungslos, jeder bearbeitet eine unterschiedliche Version der Präsentation und letztendlich hat niemand eine Ahnung, was der gegenwärtige Zustand der Präsentation ist und wo sie aufzufinden ist.
Wo hakt es bei der digitalen Zusammenarbeit in PowerPoint-Präsentationen?
Versionisierungschaos: Der Klassiker bei der Erstellung von Präsentationen!
Ein paar Änderungen von Kollege X und hier noch eine Änderung von Kollegin Y und schon bekommen Sie eine E-Mail mit der Präsentation „Final_v5“ im Anhang. Wenige Minuten später kommt „Final_v6“, dann „Final_v6_neu“.

Welches Dokument ist jetzt das richtige? Wer hat was geändert? Die Übersicht geht verloren, und die Verwirrung wächst.
E-Mail Ping-Pong: Gerade diese Herausforderung wird häufig durch das im vorherigen Absatz beschriebene Versionisierungschaos ausgelöst.
- „Kannst du mir die letzte Version schicken?“
- „Hast du die Folie XY schon aktualisiert?“
- „Kannst du bitte auf Folie 7 unten links in dem Kasten das Icon tauschen?“
So sehen die meiste E-Mail-Schleifen in Unternehmen aus, die den Überblick über die Versionen, Ablageorte und offene Aufgaben einer Präsentation verloren haben. Dieses ständige Hin- und Herschicken von E-Mails ist nicht nur nervig, sondern auch extrem zeitaufwändig. Darüber hinaus sorgt es dafür, dass wichtige Informationen leicht übersehen werden.
Foliensuche: Sie suchen verzweifelt nach einer bestimmten Folie, die Ihr Kollege erstellt hat, können Sie aber einfach nicht finden? Kein Wunder, wenn die Präsentation aus x-unterschiedlichen Versionen und unzähligen Folien besteht, die jeder Teamkollege an einem anderen Ort ablegt.
Hoher Erstellungs- und Verwaltungsaufwand: Das ständige Hinzufügen, Bearbeiten und Anpassen von Folien ist ein echter Zeitfresser. Und das nicht nur einmal, sondern immer wieder werden Bearbeitungs- und Feedbackschleifen gedreht, bis das ganze Team zufrieden ist. Diese Arbeitsweise ist nicht nur frustrierend, sondern auch besonders ineffizient.
Ineffiziente Prozesse: Die Teamarbeit könnte deutlich effizienter gestaltet werden, wenn es eine klare Übersicht über ausstehende Aufgaben, Verantwortlichkeiten und den Fortschritt gäbe.
Stattdessen herrscht häufig Durcheinander: Wer ist gerade mit welchen Aufgaben beschäftigt? Welche Präsentation ist in Arbeit? Wer hat welche Änderungen vorgenommen? Fehlende Klarheit führt zu Verwirrung und verlängert den gesamten Vorgang.
Repetitive Arbeitsaufwände: Sie müssen eine Präsentation aktualisieren? Das bedeutet oft, dass Sie viele manuelle, sich wiederholende Arbeitsschritte durchlaufen müssen. Diese repetitiven Aufgaben kosten nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
Falls Sie gerne schon mal einen ersten „Sneak Peak“ haben möchten, wie die Verwendung von Leanr konkret aus der Sicht einer Ihrer Marketingmitarbeiter aussehen würde, können Sie über diese interaktive Demo erste Einblicke live in der Software erlangen.
„Bereitstellungschaos“: Mangelnde Kontrolle darüber, wie die Unterlagen, die Sie anderen Abteilungen bereitstellen, genutzt und verändert werden. Sei es das Vertriebsteam oder einzelne Projektgruppen – jeder geht anders mit den Präsentationen um, und das Ergebnis ist oft ein großes Durcheinander.
Kein Tracking von Veränderungen: Es ist kaum nachvollziehbar, wer zu welchem Zeitpunkt bestimmte Änderungen vorgenommen hat. Das macht es schwer, den Überblick zu behalten und den Fortschritt der Arbeit zu verfolgen.
Warum das Ganze wichtig ist
Wer schon mal in einem Unternehmen gearbeitet hat, das mit den eben beschriebenen Herausforderungen zu kämpfen hat, weiß, dass diese ineffizienten Prozesse nicht nur frustrierend sind, sondern auch viel Zeit kosten. Diese verlorene Zeit hätte man stattdessen für seine eigentlichen Kerntätigkeiten verwenden können, wodurch man nicht nur wertvolle Zeit verliert, sondern auch hohe Kosten verursacht. Besonders bei der gemeinsamen Erstellung oder Verwaltung einer Präsentation wird deutlich, wie viel Potenzial hier tatsächlich verloren geht.
Doch es gibt Hoffnung: Es ist ein Problem, das sich lösen lässt!
Mit den richtigen Maßnahmen können Sie nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Qualität und Sicherheit Ihrer Präsentationen erheblich steigern.
Nutzung von Leanr für die Zusammenarbeit in PowerPoint – der Schlüssel zum Erfolg
Egal, in welcher Branche Sie tätig sind: Überall dort, wo viel mit PowerPoint gearbeitet wird, sind Präsentationtools für eine gute Zusammenarbeit in Teams unverzichtbar. Sie helfen Ihnen, das Chaos in den Griff zu bekommen und die Zusammenarbeit im Team effizienter zu gestalten. Während andere Tools sich vor allem auf die Unterstützung bei der Folienerstellung konzentrieren, geht Leanr einen Schritt weiter und verbessert Ihr gesamtes Präsentationsmanagement.
Was bedeutet das konkret?
Leanr ist ein intelligenter Content-Hub für das Präsentationsmanagement, da dieser all Ihre präsentationsbezogenen Prozesse in einer Anwendung konsolidieren kann, Nutzer situations- und rollenspezifisch bei allen Abläufen an die Hand nimmt mit dem Ergebnis, dass massiv Zeit eingespart wird, während zugleich potenzielle Fehlerquoten und Frustrationsquellen auf ein Minimum reduziert werden.
Hier ein paar konkrete Beispiele:
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Ihr Team kann endlich gemeinsam an einer Präsentation arbeiten. Leanr bietet umfangreiche Funktionen zur Verbesserung der Kommunikation. Dank der Folien-Kommentarfunktion und dem integrierten Chat können Sie sich direkt mit Ihren Kollegen über den aktuellen Stand der Präsentation informieren, Aufgaben zuweisen, Feedback geben und den aktuellen Bearbeitungsstatus auf einen Blick sehen, ohne das Tool wechseln zu müssen.
- Versionsvergleich: Der Versionsvergleich mit Hervorhebung von Änderungen stellt sicher, dass Sie stets den Überblick behalten und genau nachvollziehen können, wer was geändert hat.
- E-Mail-Benachrichtigungen: Diese halten Sie über den aktuellen Stand der Präsentation informiert.
- Labeling-, Such- und Filterfunktion: Diese helfen, die richtige Präsentation oder Folie schnell zu finden.
- Zentralisierte Reviewprozesse und Audit-Trail: Diese sorgen schließlich dafür, dass sogar Feedbackschleifen sowie das Einholen von Freigaben zentral über eine Plattform laufen, nichts übersehen werden kann und jegliche Informationen über Änderungen, Freigaben und Veröffentlichungen an einem Ort dokumentiert sind.
Kein lästiges E-Mail-Ping-Pong mehr, kein Versionen-Chaos, keine Unklarheit über Zuständigkeiten oder offene Aufgaben – alles an einem zentralen Ort im Überblick!
Fazit: Zeit, das Chaos zu beenden!

Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das stark auf PowerPoint angewiesen ist, dann wissen Sie, wie schmerzhaft die beschriebenen Probleme sein können. Führungskräfte und Teamleiter, die die Effizienz ihrer Teams steigern wollen, sollten nicht länger zögern. Es ist Zeit, die Oberhand über Ihre Präsentationen zurückzuerlangen und das Chaos der Zusammenarbeit endgültig zu beseitigen.
Nutzen Sie Leanr, um Ihre Präsentationen und Dokumente sicherer, effizienter und kontrollierter zu managen.
Gerne biete ich Ihnen ein kostenfreies und unverbindliches Beratungsgespräch an, bei dem wir Ihre aktuellen Prozesse und Herausforderungen direkt auf den Einsatz von Leanr spiegeln und Sie sich somit ein klares Bild von Ihren individuellen Vorteilen machen können. Sie können hier direkt einen passenden Termin aussuchen. Für mehr Informationen habe ich Ihnen auch unseren One Pager verlinkt.